Giovedì 23 marzo è stata presentata a Roma, in occasione del Forum Nazionale, l’indagine completa condotta da Anorc sullo stato di conformità delle Pubbliche Amministrazioni alle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Durante l’evento, a cui hanno partecipato referenti istituzionali, funzionari amministravi e alcuni tra i maggiori esperti in materia di innovazione e di diritto delle nuove tecnologie, sono emersi dei dati drammatici sulla reale attenzione posta dal settore pubblico alla normativa AgID che comprende l’adempimento di due obblighi: la nomina del Responsabile della conservazione e l’adozione del Manuale di conservazione, da rendere noti sul sito istituzionale.

L’indagine Anorc: ecco i dati

Entrando nel dettaglio della rilevazione, sono stati diversi gli enti e i settori presi in esame in ragione della loro storia, delle loro dimensioni e della loro importanza istituzionale: Aziende Sanitarie, Presidenza del Consiglio dei Ministri e tutti i Ministeri, Autorità Amministrative Indipendenti, Istituti di ricerca, Enti a struttura associativa, produttori di servizi economici e di regolazione dell’attività economica, Agenzie fiscali ma anche Regioni, Province Autonome e Città Metropolitane.

Su un campione totale di 288 PA è emerso che meno del 10% è pienamente in regola con il doppio adempimento. Una situazione che purtroppo non migliora per gli enti territoriali maggiori, al punto che nessuna tra Province autonome e Città metropolitane è risultata conforme agli obblighi.
A questo si accompagna, infine, la magra consolazione dei 10 enti che hanno provveduto all’adeguamento in seguito alla comunicazione sulla rilevazione da parte di Anorc.

Il Presidente di Anorc Andrea Lisi: “Non è solo questione di adempimenti, dobbiamo lavorare sulle competenze”

Lo stato dell’arte risulta, quindi, piuttosto critico e non può che far riflettere su quanto ancora manchi, a prescindere dall’omologazione alla normativa, una piena consapevolezza e cultura digitale.
Lo ha confermato anche l’Avv. Andrea Lisi, Presidente di Anorc Professioni: “L’indagine in sé, in realtà, non sorprende. L’utilità di questi eventi però non è tanto quella di parlare di adempimenti, di diritto e di normative, ma piuttosto di cultura digitale che ad oggi purtroppo manca. Dobbiamo cominciare a parlare sempre più spesso di dati e di documenti informatici, e soprattutto dobbiamo renderci conto che dietro tutto questo non ci sono solo normative, ma anche e soprattutto persone. Infatti, si continua a parlare troppo di tecnologie e mai di competenze che devono riguardare cittadini, enti e professionisti. Con Anorc ci occupiamo da anni di accrescere questa consapevolezza, ma ad oggi non vi è ancora traccia, nella maggior parte delle Pubbliche Amministrazioni, di Manager della Transizione digitale, di Responsabili della conservazione documentale e anche di Responsabili della protezione dei dati davvero consapevoli del loro ruolo. Dobbiamo cominciare ad investire nelle competenze interdisciplinari per poter finalmente realizzare quella rivoluzione digitale che ancora manca.”

Le testimonianze dei relatori: la trasformazione digitale è ancora possibile

I diversi relatori che si sono susseguiti durante l’evento hanno portato la loro esperienza diretta, facendo riflettere, con spirito critico, sulla situazione in cui versa oggi il settore pubblico e su quanto ancora si possa fare per ottenere un’effettiva trasformazione digitale del Paese.
Buone notizie, ad esempio, da parte del Dott. Domenico Bifulco, Capo Ufficio Reingegnerizzazione dei processi presso Agenzia delle Entrate e primo ad intervenire: “La scelta dell’Agenzia è sempre stata quella di tenere la conservazione documentale vicina ai processi. In questo senso non deve esserci una prevalenza dell’aspetto tecnologico rispetto a quello organizzativo, le due cose devono sempre viaggiare insieme. Questo assetto ci ha permesso, nel tempo, di trovare finalmente un equilibrio e oggi possiamo dire che all’interno dei nostri archivi e dei nostri sistemi di gestione documentale abbiamo il 100% dei documenti informatici. Si tratta di un percorso lungo e complesso ma siamo consapevoli di aver fatto qualcosa di veramente importante”.

Un messaggio positivo che rappresenta un indice di come, nonostante una situazione critica, non tutto sia perduto e di quanto si stia lavorando, su diversi fronti, per realizzare una migliore organizzazione dei settori e una semplificazione dei processi.

Ma non solo adempimenti in materia di conservazione documentale: è stato dato spazio anche al tema della sostenibilità, questa volta in relazione alle competenze, come testimoniato dalla Dott.ssa Maria Cristina Gaeta, avvocato e ricercatore di diritto privato in “Green Law e Green Mobility” e Segretario scientifico ReCEPL presso l’Università degli Studi Suor Orsola Benincasa. “Le competenze sono necessarie per la protezione del patrimonio informativo pubblico. La multidisciplinarietà è essenziale, come anche il saper lavorare in team. Abbiamo bisogno di un’alta professionalità garantita da un alto livello di istruzione in diversi ambiti tra cui quello legale, economico e sociale, e di competenze informatiche per la reale comprensione delle tecnologie e dei processi. Ma tutto questo, non dobbiamo dimenticarlo, deve avvenire seguendo un approccio sostenibile, in linea con lo sviluppo dei fattori ESG e attraverso un metodo ecodinamico.”

Le parole chiave per il futuro, quindi, devono essere senz’altro competenze, cultura digitale, consapevolezza ma anche “innovazione”, come affermato in apertura dall’Ing. Giovanni Manca, Presidente di Anorc Mercato.

La situazione attuale, sulla base dei dati rilevati dall’indagine, deve senz’altro spingerci a riflettere, ma alla luce delle testimonianze e dei prossimi interventi che verranno attuati dalle istituzioni, è certo che la trasformazione digitale del Paese sia senz’altro possibile e finalmente più vicina.

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